Personel Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Bu yazımızda özlük dosyası nedir, özlük dosyası nasıl hazırlanır, özlük dosyasında bulunması gereken evraklar nelerdir, özlük dosyası evrakları 2019, özlük dosyası örneği 2019 gibi konular ele alınacaktır. Keyifli okumalar.

Personel özlük dosyası nedir?

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır sorusuna geçmeden önce personel özlük dosyası nedir sorusunu cevaplayalım. Özlük dosyası her şirketin her bir çalışanı için tuttuğu ve çalışanın her bir bilgisinin olduğu dosyadır. Özlük dosyası 4857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75’de; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” Şeklinde geçmektedir. Bu dosya ile birlikte çalışanın o kurumda çalıştığı ispat edilir, iş ilişkisi nedeniyle oluşturulan yazışmalar, belgeler ve evraklar bu dosyada yer alır. Yani bu dosya içerisinde sadece işe giriş belgeleri bulunmaz. Bu yüzden de özlük dosyası işe giriş anından itibaren düzgün bir şekilde güncel tutulmalıdır.

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır birçok kişi tarafından merak edilmektedir. Özlük dosyası şeklen nasıl olması gerektiği hakkında kanun yoktur. Bu yüzden de her şirket farkı şekilde tutabilir. Fakat kanunda eksiksiz ve güncel tutulması gerektiği belirtilmiştir. Personel özlük dosyaları tüm kırtasiyelerde bulunmaktadır. Fakat tekrardan belirtmek gerekirse bunun için standart bir format yoktur. Ayrıca dijital platformların çıkması personel yönetim süreçlerini dijital platformlarda devam etmesini sağlamıştır. Fakat günümüzde hala kâğıt kopyaların ve ıslak imzalı belgelerin öneminden dolayı personel özlük dosyaları tam olarak dijitalleşememiştir.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler nelerdir?

Başlangıçta özlük dosyasında bulunması gereken belgeler şu şekildedir:

• SGK işe giriş bildirgesi
• İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
• Askerlik durum belgesi
• Aile durumunu bildirir belge
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Adli sicil kaydı
• Diploma fotokopisi
• Sağlık raporu
• İkametgâh belgesi
• Nüfus kayıt örneği
• Nüfus cüzdanı fotokopisi

İşçinin işe devam ettiği süre içerisinde eklenmesi gereken evraklar

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
• Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
• Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
• İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
• İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
• Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
• Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları
• İş kazası tutanağı
• İş göremezlik ve istirahat raporları
• Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
• Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
• Yıllık izin formu

İşin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

• Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi
• Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
• Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
• Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
• Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
• İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
• İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları

İşçinin niteliğine göre bulunması gereken evraklar

• Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi
• Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
• Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
• Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge
• İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi
• İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi

İşçinin işten çıkması durumunda eklenmesi gereken evraklar

• İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler
• Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
• Hizmet belgesi
• İhbarname
• SGK İşten ayrılış bildirgesi
• İbraname
• Fesih bildirimi
• İstifa dilekçesi

Bu yazımızda personel özlük dosyası nedir, personel özlük dosyası nasıl hazırlanır ve personel özlük dosyasında bulunması gerekenler nelerdir gibi soruların cevaplarını vermeye çalıştık. Eğer bu konu hakkında merak ettikleriniz var ise yorum bırakmayı unutmayın.

• Facebook'ta Paylaş
• Twitter'da Paylaş