İşçi Özlük Dosyasının Tutulmasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Nelerdir?

Bilindiği üzere mevuzatımızda kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılan yasal düzenlemeler ile özlük dosyasının önemi ve özlük dosyasındaki  bilgi ve belgelerin muhafazası önemli bir hale gelmiştir.

İş Kanunu kapsamında olan işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgeleri onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.

4857 Sayılı Kanun işçi özlük dosyasına ilişkin maddeleri gereğince işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.(4857/madde-75)

İşçi Özlük Dosyasını Kimler Düzenlemek Zorundadır?

İşçi özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında olan işler ve işyerlerini kapsar.Bu nedenle Basın İş Kanunu, Deniz İş Kanunu ve Borçlar Kanunu kapsamında olan işçilerle ile ilgili özlük dosyası tutma zorunluluğu yoktur.

İşçinin Özlük Dosyasında Hangi Bilgi ve Belgelerin Bulunması gerekmektedir?

İşçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeler işçinin daha önce çalışıp çalışmaması ,çalışacağı işyeri veya iş durumu veya işin gerektirdiği özel durumlara göre farklılık gösterebilmektedir.

-İlgili kanun gereğince öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması ve bildirim yapılan kişi imzalamazsa, durumun tutanakla tespit edilmesi gerekir.

İş Kanunu 109. Maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması şarttır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenmek suretiyle özlük dosyasında saklanması gerekmektedir.

İşçi özlük dosyasında bulunmasında fayda bulunan belgeler;

– İş başvuru formu örneği,

– İş sözleşmesi örneği,

– Görev tanımları,

– Nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf,

– Deneme süresi değerlendirme formu,

– İhtarname, uyarı, tutanak ve diğer belgeler,

– Disiplin kurul kararları

–  Nüfus müdürlüğünden alınacak ikametgâh ilmühaberi,

– Adli sicil kaydı,

– Diploma sureti,

– Kan grubu kartı,

– Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),

– Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

– Sağlık raporları,

İşçi Özlük Dosyasını Saklama Süresi Ne Kadardır?

İş mevzuatında özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir hüküm bulunmamaktadır.

SGK mevzuatına göre;

İşveren ve işyeri sahiplerinin; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı gereğince de kişisel sağlık dosyalarını onbeş yıl saklaması gerekmektedir.

İşçi Özlük Dosyasının Düzenlenmemesi Halinde Karşılaşılacak Cezalar Nelerdir?

İlgili kanuna tabi İşçi çalıştıran her işveren tarafından yasal olarak yapılması zorunlu olan, işçi özlük dosyasını düzenlenmemesi halinde idari para cezası ödemek zorunda kalabilir.

Ayrıca özlük dosyasında bulunması zorunlu olan belgeleri düzenlememek veya zamanında ilgili kuruma vermemek de cezayı gerektirmektedir. Bazı belgelerin bulunmaması doğrudan idari para cezası gerektirmemekle birlikte, hem denetimlerde, hem de ihtilaflı hallerde ispat için bulundurulması işveren açısından önem arz etmektedir.

İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır.

SMMM SERKAN GÜNEŞ

• Facebook'ta Paylaş
• Twitter'da Paylaş